এক্সেলেই তৈরি করুন সেলারি শীট - Graphic School

Blog

এক্সেলেই তৈরি করুন সেলারি শীট

অফিসের কাজের এক্সেলও খুব গুরুত্বপূর্ণ একটি সফটওয়্যার। বিভিন্ন ধরনের ডাটা নিয়ে কাজ করার জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল অপরিহার্য। সাধারণ হিসাব-নিকাশ থেকে শুরু করে অ্যাকাউন্টসের অনেক কাজের জন্যও নির্ভর করতে পারেন এক্সেলের ওপর। প্রতিষ্ঠানের বাৎসরিক রিপোর্ট তৈরি থেকে শুরু করে স্যালারি শিট, প্রতিদিনের খরচের হিসাব রাখার মতো কাজগুলোও এক্সেলে সহজে করা যায়। বিভিন্ন ডাটা সহজে বুঝার জন্য এক্সেল থেকে নানা ধরনের চার্ট বা ডায়াগ্রামও তৈরি করার সুযোগ রয়েছে। ফলে বলতে গেলে ডাটা নিয়ে কাজ করার জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি হাতিয়ার।

আমাদের আজকের আলোচনার বিষয় হলো কিভাবে  Microsoft Excel এ সেলারি শীট তৈরি করতে হয়।

আমরা জানি যে একটি সেলারি শীটে সাধারানত নাম, বেসিক সেলারি , হাউজ রেন্ট, মেডিক্যাল এল্যাউন্স, টোটাল সেলারি ইত্যাদি বিষয় গুলো থাকে। আবার Microsoft Excel এ সেলারি শীট তৈরি করার জন্য সাধারণত যোগ, গুণ, পারসেন্টেন্স ইত্যাদি ব্যবহার করা হয়। নিচে একটি সেলারি শীটের ছবি এবং এর বিভিন্ন বিষয় গুলো কিভাবে সম্পন্ন করতে হয় সে সম্পর্কে আলোচনা করা হল। আমাদের করা ওভারটাইম সহ সেলারি সিট ও দেখে নিতে পারেন ।

ধরুন একটি প্রতিষ্ঠানে পাঁচ জন কর্মচারী আছে যাদের নামঃ (১) কামাল, (২) রফিক, (৩) শফিক, (৪) রাকিব, (৫) হাসান। এদের বেসিক সেলারি যথাক্রমে (১) ৬৫০০৳ (২) ৬০০০৳ (৩) ৫৫০০৳ (৪) ৪০০০৳ ও (৫) ৩৫০০৳। এবং এদের সকলের হাউজ রেন্ট ৪০% ও মেডিক্যাল এল্যাউন্স ১০%। এখন আমরা এদের টোটাল সেলারি বের করবো।

উপরের ছবিতে আমরা একটি সেলারি শীটের বেসিক ফরম্যাট তৈরি করেছি। এখন আমরা সকলের বেসিক সেলারির  উপরে ৪০% হারে হাউজ রেন্ট বের করার ফর্মুলাটি দেখবো।

উপরে হাউজ রেন্ট রেজাল্ট বের করার জন্য দুটি ছবি দেওয়া হয়েছে। প্রথম ছবিতে এক জনের হাউজ রেন্ট বের করার জন্য ফর্মুলা বারে =C2*40% ফর্মুলাটি লিখে ইন্টার চেপে রেজাল্ট বের করা হয়েছে। Microsoft Excel এ সেলারি শীট তৈরি বা অন্যান্য ফরম্যাট তৈরি করার জন্য প্রত্যেকের আলাদা ভাবে যোগ, গুণ, পারসেন্টেন্স বের করার প্রয়োজন হয়না। শুধু এক জনের রেজাল্ট বের করে নেওয়ার পর একটি বিশেষ পদ্ধতি ব্যবহার করে সকলের রেজাল্ট বের করা যায়। উপরে প্রথম ছবিটি লক্ষ্য করুন, সেখানে হাউজ রেন্ট এর সেলের নিচে বাম দিকে লাল চিহ্ন নির্দেশিত অংশে মাউস রাখুন। মাউস পয়েন্টার টি আলাদা রুপ ধারন করবে, এবার left বাটন চাপে ধরে নিচের সবার হাউজ রেন্ট ঘর গুলো সম্পূর্ণ করুন। তাহলে ফর্মুলা অনুযায়ী সকলের ৪০% হারে হাউজ রেন্টের ফলাফল অটোম্যাটিক বের হয়ে যাবে। নিচের  ছবিতে লক্ষ্য করলে বিষয়টি বুঝতে পারবেন।

একই ভাবে হাউজ রেন্টের মতো ফর্মুলা ব্যবহার করে প্রথমে একজনের ১০% হারে মেডিক্যাল এলাউন্স বের করতে E2 সেলে ফর্মুলা লিখুন = C2*10%  এবং এরপর উপরে নির্দেশিত বিশেষ পদ্ধতি ব্যবহার করে মাউস এর সাহায্যে সকলের মেডিক্যাল এলাউন্স এর ফলাফল শর্টকাট এ বের করুন।

এবার আমরা প্রত্যেকের টোটাল সেলারি বের করার জন্য বেসিক সেলারি, হাউজ রেন্ট, মেডিক্যাল এলাউন্স এর পরিমান গুলোকে যোগ করে ফলাফল বের করবো। আর তা করবার জন্য F2 সেলে লিখুন =SUM(C2:E2)  এবং এরপর উপরে নির্দেশিত বিশেষ পদ্ধতি ব্যবহার করে মাউস এর সাহায্যে সকলের টোটাল সেলারির ফলাফল শর্টকাট এ বের করুন। নিচে ছবির মাধ্যমে টোটাল সেলারি বের করার বিষয়টি দেখানো হলোঃ

টোটাল সেলারি বের করার জন্য উপরের ছবিটি লক্ষ্য করুন। টোটাল সেলারি বের করার জন্য প্রথমে একজনের বেসিক সেলারি, হাউজ রেন্ট ও মেডিক্যাল এলাউন্স এর পরিমান গুলোকে SUM ফর্মুলা ব্যবহার করে যোগ করা হয়েছে।

আমরা পূর্বেই আলোচনা করেছি যে, প্রত্যেকের টোটাল বের করার জন্য আলাদা ভাবে ফর্মুলা ব্যবহার করার প্রয়োজন নেই। উপরের ছবিটি লক্ষ্য করুন। এখানে একজনের টোটাল সেলারি বের করার পর বিশেষ পদ্ধতি ব্যবহার করে সকলের টোটাল সেলারি বের করা হয়েছে যা আমরা পূর্বেই আলোচনা করেছি।

আশা করি আপনি এক্সেলে সেলারি শীট তৈরি করা বুঝতে পেরেছেন। যদি আপনার মধ্যে এক্সেলের সাহায্যে আরও কাজ শেখার প্রবল ইচ্ছা থাকে তাহলে আপনি গ্রাফিক স্কুলের শরণাপন্ন হতে পারেন। কারণ আমাদের গ্রাফিক স্কুল মাইক্রোসফট অফিসের যাবতীয় সফটওয়্যারের পুর্নাঙ্গ ভিডিও টিউটোরিয়াল নিয়ে এসেছে। আমাদের এই ডিভিডি অর্থাৎ ভিডিও টিউটোরিয়াল থেকে আপনি মাইক্রোসফট এক্সেলে যাবতীয় কাজ করা শিখতে পারবেন।

আমার ব্লগটি পড়ার জন্য সবাইকে অসংখ্য ধন্যবাদ। আমাদের এরকম হেল্পফুল ব্লগ পড়ার জন্য গ্রাফিক স্কুলের ওয়েবসাইটটি ভিজিট করুন।

 

লিখেছেন

মোঃ রিয়াদ আহম্মেদ

Facebook Comment