মাইক্রোসফট অফিসে সহজে কাজ করার কিছু ইউটিলিটি - Graphic School

Blog

মাইক্রোসফট অফিসে সহজে কাজ করার কিছু ইউটিলিটি

আমেরিকার বিখ্যাত মাইক্রোসফট কর্পোরেশন কর্তৃক বাজারকৃত মাইক্রোসফট ওয়ার্ডকে সংক্ষেপে Ms-Word বলে। Ms-Word একটি প্যাকেজ প্রোগ্রাম। আই.বি.এম বা আই.বি.এম কম্পিটিবল কম্পিউটারে পূর্বে ডসভিত্তিক বিভিন্ন প্যাকেজ প্রোগ্রাম প্রচলিত ছিল। যেমন ওয়ার্ডস্টার ৪ ও ৫ এবং ওয়ার্ড পারফেক্ট ৫.০, ৫.১ ইত্যাদি। GUI (Graphical User Interface বা চিত্রভিত্তিক উইন্ডোজ পরিবেশে লেখালেখির কাজ করার জন্য Microsoft Corporation, Ms-Word প্রস্তুত করে।

আজকে আমরা মাইক্রোসফট অফিসের কিছু ইউটিলিটি সম্পর্কে জানবো যেগুলো আমাদের কাজ করার ক্ষমতাকে আরও বাড়িয়ে দিবে। চলুন তাহলে কথা না বাড়িয়ে জেনে আসিঃ

ফাইন্ড এবং রিপ্লেসঃ

আপনি বিশাল একটি ডকুমেন্ট তৈরী করেছেন। সেখানে কোন একটি অংশ খুজে বের করা প্রয়োজন। বিভিন্ন পৃষ্ঠায় গিয়ে দেখে দেখে খোজার বদলে কাজটি ওয়ার্ডকে দিয়ে দিন। মুহুর্তের মধ্যে সেখানে কার্সর হাজির হবে।

  • মেনু থেকে কমান্ড দিন Edit – Find (কিবোর্ডে Ctrl-F)
  • Find ডায়ালগ বক্সে শব্দটি (বা একাধিক পরপর শব্দ) টাইপ করে দিন।
  • Find Next ক্লিক করুন।

আপনার ডকুমেন্টের যেখানে শব্দটি রয়েছে সেখানে কার্সর চলে যাবে। সেখানে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে নিন।

আপনি হয়ত কোন ডকুমেন্টে একটি শব্দ ভুলক্রমে ব্যবহার করেছেন। পরবর্তীতে বাদ বদলী কোন শব্দ ব্যবহার করতে চান। উদাহরন, হয়ত আপনি বহুবার ঢাকা শব্দটি ব্যবহার করেছেন পরবর্তীতে ঢাকা শব্দে বদলে চট্টগ্রাম শব্দটি ব্যবহার করতে চান। কাজটি করতে পারেন খুব সহজে।

  • যদি নির্দিস্ট একটি শব্দের (বা একাধিক শব্দের) বদলে আরেকটি শব্দ ব্যবহার করতে চান তাহলে Replace ট্যাব সিলেক্ট করুন।
  • Find অংশে যে শব্দ বদল করতে চান সেটি টাইপ করুন।
  • Replace অংশে যে শব্দ ব্যবহার করতে চান সেটি টাইপ করুন।
  • Find Next বাটনে ক্লিক করুন। নির্দিস্ট শব্দটি দেখা যাবে।
  • Replace বাটনে ক্লিক করুন, শব্দটি পরিবর্তন হবে।
  • আপনি যদি নিশ্চিত থাকেন ডকুমেন্টের সবগুলো শব্দ পরিবর্তন করবেন তাহলে Replace All বাটনে ক্লিক করুন। সবগুলো শব্দ পরিবর্তন করা হবে এবং কতগুলো শব্দ পরিবর্তন করা হয়েছে সেই তথ্য জানানো হবে।

পেস্ট স্পেশালঃ

কপি এবং পেস্ট অত্যন্ত সাধারন একটি কাজ। আপনি যা কপি করবেন পেস্ট করলে ঠিক সেটাই পাবেন। পেস্ট স্পেশাল বলে একটি ব্যবস্থা রয়েছে যেখানে কিভাবে পেস্ট করবেন সেটা বলে দিতে পারেন। যেমন টেক্সট এর ক্ষেত্রে ফরম্যাটেট টেক্সট, আনফরম্যাটেড টেক্সট, এইচটিএমএল ফরম্যাট ইত্যাদি অপশন পাওয়া যাবে, ইমেজের ক্ষেত্রে ইমেজের বৈশিষ্ট অনুযায়ী বিভিন্ন অপশন পাবেন।

উল্লেখ করা যেতে পারে, প্রতিটি সফটওয়্যারের ডকুমেন্টে নিজস্ব কিছু তথ্য থাকে। ওয়ার্ডে করা ডকুমেন্ট কপি-পেস্ট করলে ওয়ার্ডের তথ্য তার সাথে থাকে। যে কারনে প্রোগ্রামিং কোড ওয়ার্ডে লেখা হয় না। পেস্ট স্পেশাল ব্যবহারের সুযোগ থাকলে আনফরম্যাটেড টেক্সট হিসেবে প্রোগ্রামিং কোড ব্যবহার করা সম্ভব।

পেস্ট স্পেশাল কমান্ডটি পাওয়া যাবে, Edit – Paste Special মেনু থেকে।

ফরম্যাট পেইন্টারঃ

হলুদ রঙের পেইন্টব্রাশের আইকনের ফরম্যাট পেইন্টার ব্যবহার করে এক যায়গা ফরম্যাট অন্য যায়গায় ব্যবহার করতে পারেন। হয়ত একটি টাইটেল তৈরী করেছেন নির্দিষ্ট ফন্টে, নির্দিষ্ট মাপে, নির্দিষ্ট রঙে। এই ফরম্যাট অন্য টাইটেলে ব্যবহার করলে সেই টাইটেলে টেক্সট ঠিক থাকবে কিন্তু ফন্ট, সাইজ, রং ইত্যাদি পরিবর্তিত হবে।

  • যে অংশের ফরম্যাট ব্যবহার করতে চান সেখানে কার্সর আনুন বা সিলেক্ট করুন।
  • Format Painter টুল ক্লিক করুন। মাউস পয়েন্টারের সাথে ব্রাশ দেখা যাবে।
  • যে অংশে সেই ফরম্যাট ব্যবহার করতে চান সেটুকু সিলেক্ট করুন। সাথেসাথে বৈশিষ্টগুলো পাল্টে যাবে।

কেস পরিবর্তনঃ

ইংরেজিতে টেক্সট লেখার সাধারন নিয়ম হচ্ছে বাক্যের প্রথম অক্ষর বড় হাতের (ক্যাপিটাল) রাখা হয়, অন্যগুলো ছোটহাতের অক্ষর হয়। কোন কোন শব্দ শুরু হয় ক্যাপিটাল লেটার দিয়ে। এছাড়াও কখনো কখনো পুরো বাক্য ক্যাটিপাল, পুরো বাক্য স্মল, প্রতিটি শব্দের প্রথম অক্ষর ক্যাপিটাল রাখা হয়।

টাইপ করার পরও আপনি এই পরিবর্তনগুলো করে নিতে পারেন ওয়ার্ডের কমান্ড ব্যবহার করে।

  • যে টেক্সট এর পরিবর্তন করবেন সেটুকু সিলেক্ট করুন।
  • মেনু থেকে কমান্ড দিন
  • আপনি যা করতে চান সেটা সিলেক্ট করুন।

এখানকার অপশনগুলোঃ

  • Sentence case: বাক্যের প্রথম অক্ষর ক্যাপিটাল
  • lower case: সবগুলো ছোটহাতের অক্ষর
  • Upper case: সবগুলো বড়হাতের অক্ষর।
  • Title Case: প্রতিটি শব্দ ক্যাপিটাল লেটার দিয়ে শুরু।
  • Toggle Case: বর্তমানে যা রয়েছে তার ঠিক বিপরীত।

ওয়ার্ড কাউন্টঃ

কখনো কখনো লেখার শব্দ গোনা প্রয়োজন হয়। অনেক সময়ই যারা ওয়ার্ড প্রসেসিং কাজ করেন কিংবা লেখালেখির কাজ করেন তাদের অর্থ দেয়া হয় শব্দপ্রতি। আপনি যে কোন সময় ডকুমেন্টে শব্দ, অক্ষর, প্যারাগ্রাফ ইত্যাদির সংখ্যা জানতে পারেন।

  • মেনু থেকে Word Count সিলেক্ট করুন। পুরো ডকুমেন্টের তথ্য দেখা যাবে।
  • নির্দিষ্ট অংশের তথ্য জানার জন্য প্রথমে অংশটুকু সিলেক্ট করে নিন।

ওয়ার্ড ব্যবহার করে তৈরী ডকুমেন্ট পড়তে সহজ হয় এবং দেখতে সুন্দর হয় সেটি কত সুন্দরভাবে সাজানো হয়েছে তার ওপর। অক্ষরগুলো পাঠযোগ্য, লাইনের দুরত্ব সঠিক, প্যারাগ্রাফগুলো বক্তব্যের সাথে মানানসই এবং পুরো পৃষ্ঠা দেখতে সুন্দর। একাজগুলো কিভাবে করবেন জেনে নিন।

ক্যারেকটার ফরম্যাটিং এর মধ্যে রয়েছে ফন্ট টাইপফেস এবং ফন্ট সাইজ। লেখার মুল উদ্দেশ্য হচ্ছে যিনি সেটা পড়বেন সেটা যেন সহজে পড়তে পারেন। ছাপাখানাগুলো বহু বছর ধরে পর্যবেক্ষন করে কিছু নিয়ম তৈরী করেছে এবিষয়ে। নিয়মগুলো হচ্ছেঃ

  • ফন্ট যত সরল হয় তত সহজে পড়া যায়। ফন্ট মুলত দুভাবে ভাগ করা হয়। একটি ভাগে কোনা রয়েছে (সেরিফ, টাইমস নিউ রোমান এই ধরনের ফন্ট), আরেকটিতে কোনা নেই (সানস সেরিফ, এরিয়েল এই ধরনের ফন্ট)। লেখা বেশি ছোট করা প্রয়োজন হলে সানস-সেরিফ ফন্ট বেশি ষ্পষ্টভাবে পড়া যায়, অন্যদিকে কিছুটা বড় হলে সেরিফ ফন্ট ব্যবহার করা যায়।
  • ফন্টের আকার নির্দিষ্ট ধরনের মধ্যে সীমাবদ্ধ থাকলে পড়তে সুবিধে হয়। মুল লেখার জন্য (বডি টেক্সট) এর ক্ষেত্রে সাধারনত ১৪ থেকে ১৪ পয়েন্ট ব্যবহার করা হয়। অবশ্য বিভিন্ন ফন্টের জন্য একই পয়েন্টে লেখা বড়-ছোট দেখায়। মুল লেখা খুব বড় কিংবা খুব ছোট করতে নেই।
  • লেখার বিভিন্ন ধরনের ফন্ট ব্যবহার করতে নেই। একই ধরনের বক্তব্য সবসময় একই ফন্ট টাইপফেস এবং একই ফন্টসাইজ ব্যবহার করতে হয়। কোন শব্দ বা বাক্যকে বিশেষভাবে পৃথক করার জন্য বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন ইত্যাদি ব্যবহার করা যেতে পারে। সেখানেও সব যায়গায় একই নিয়ম মানা উচিত।

ক্যারেকটার ফরম্যাটিংঃ কোন কাজ কিভাবে করবেনঃ

লেখা শুরু আগে কিংবা লেখার পর এই পরিবর্তন করতে পারেন। লেখার পর পরিবর্তনের জন্য আগে লেখাটুকু সিলেক্ট করে নিন। লেখা শুরুর আগে ব্যবহারের জন্য যেখানে লেখা শুরু হবে সেখানে কার্সর আনুন।

টুলবারে ফন্টের টাইপফেস, ফন্টসাইজ, বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন ইত্যাদি করার জন্য বাটন রয়েছে। এছাড়া এজন্য কিবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করতে পারেন। আর শর্টকাট মনে রাখা কিংবা টুলবার ব্যবহারে যদি সমস্যা মনে হয় তাহলে ডায়ালগ বক্স ব্যবহার করে একই যায়গায় সবধরনের পরির্তনের কাজ করতে পারেন।

ফন্ট বিষয়ক ডায়ালগ বক্স পাওয়ার জন্য মেনু থেকে Format – Font সিলেক্ট করুন।

ছবির মত ডায়ালগ বক্স পাওয়া যাবে। ফন্টের নাম, ফন্টষ্টাইল (বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন), সাইজ, রঙ ছাড়াও সুপারস্ক্রিপাট, সাবস্ক্রিপ্ট, স্যাডো, আউটলাইন, স্মলক্যাপ অলক্যাপ,  ইত্যাদি অপশন পাওয়া যাবে। যে কোন পরিবর্তনের সাথেসাথে এখানে প্রিভিউ দেখা যাবে।

যাকিছু পরিবর্তন করতে চান করার পর ওকে বাটনে ক্লিক করুন। এই পরিবর্তনকে যদি ডিফল্ট হিসেবে ব্যবহার করতে চান তাহলে ডিফল্ট বাটনে ক্লিক করুন।

প্যারাগ্রাফ ফরম্যাটিংঃ

প্যারাগ্রাফ ফরম্যাটিং এর মধ্যে রয়েছে এলাইনমেন্ট, ইন্ডেন্ট, লাইনস্পেস ইত্যাদি বিষয়। প্যারাগ্রাফ ফরম্যাটিং ডায়ালগ বক্স ওপেন করার জন্য মেনু থেকে Format – Paragraph সিলেক্ট করুন।

প্যারাগ্রাফকে বামে, ডানে, মাঝখানে অথবা দুপাশে এলাইন করার জন্য এলাইনমেন্ট অংশ থেকে পছন্দমত অপশন সিলেক্ট করুন।

ইন্ডেন্ট হচ্ছে বামদিকের মার্জিন থেকে প্যারাগ্রাফটি কতটুকু দুরত্বে থাকবে সেটা ঠিক করা। কখনো কখনো বিশেষ প্যারাগ্রাফকে মার্জিন থেকে কিছুটা ভেতরে রাখা হয়। এরনাম লেফট ইন্ডেন্ট, আর ব্যবহার কম হলেও কখনো কখনো মার্জিনের বামে প্যারাগ্রাফ আনা হয়, যার নাম রাইট ইন্ডেন্ট। নির্দিষ্ট ধরনের পরিবর্তনের জন্য পাশের মান কমবেশি করুন। প্রতি ক্লিকে ০.১ ইঞ্চি পরিবর্তন হবে। অথবা একবারে সরাসরি মান টাইপ করে দিন।

স্পেসিং বলতে দুটি প্যারাগ্রাফের মধ্যেকার ফাকা যায়গা বুঝায়। সাধারনত এক লাইন থেকে আরেক লাইনের যে দুরত্ব (লাইন স্পেসিং), তারথেকে এই দুরত্ব কিছুটা বেশি হয়। এঠিক করতে পারে ওপরের প্যারাগ্রাফের জন্য (প্যারাগ্রাফের নিচের দিকে যায়গা পরিবর্তিন হবে), অথবা নিচের প্যারাগ্রাফের জন্য (প্যারাগ্রাফের ওপরের অংশে পরিবর্তন হবে)।

লাইন স্পেসিং হচ্ছে প্যারাগ্রাফের প্রতিটি লাইনের মধ্যেকার ফাকা যায়গার পরিমান। ডাবল স্পেস বলতে দুটি লাইনের মধ্যে একটি ফাকা লাইন থাকা বুঝায়। সাধারনভাবে সিংগেল স্পেস বেশি ব্যবহার করা হয় বলে এটাই ডিফল্ট কাজ করে। ইচ্ছে করলে পরিবর্তন করে নিতে পারেন। প্রতিটি পরিবর্তনের সাথেসাথে প্রিভিউ দেখা যাবে।

পেজ ফরম্যাটিংঃ

পেজ ফরম্যাটিং বলতে কাগজের মাপ, কাগজটি পোর্ট্রেট নাকি ল্যান্ডস্কেপ থাকবে, চারিদিকের মার্জিন ইত্যাদি ঠিক করা বুঝায়। পেজ ফরম্যাটিং ডায়ালগ বক্স পাওয়ার জন্য মেনু থেকে File – Page setup সিলেক্ট করুন।

এখানে তিনটি ট্যাব রয়েছে। প্রথম ট্যাব মার্জিন ব্যবহার করে কাগজের বামে, ডানে, ওপরে, নিচে কতটুকু করে মার্জিন থাকবে বলে দিন। উল্লেখ করা যেতে পারে বিষয়টি আপনার কম্পিউটারে ব্যবহৃত প্রিন্টারের সাথে সম্পর্কিত। যেমন আপনার প্রিন্টার যদি ০ (শুন্য) মার্জিন ব্যবহারে সক্ষম না হয় আপনি মার্জিন ০ করার সুযোগ পাবেন না।

ছাপানো পৃষ্ঠা বাধাইয়ের জন্য অনেক সময় মার্জিনের যায়গা ছাড়াও অতিরিক্ত কিছুটা যায়গা রাখা হয়। এই অংশ গাটার নামে পরিচিত। এই যায়গা রাখার জন্য গাটার অংশে পরিবর্তন করুন।

ওরিয়েন্টেশন অংশে প্রোট্রেট অথবা ল্যান্ডস্কেপ সিলেক্ট করুন। প্রিন্ট করার সময় সেভাবেই প্রিন্ট হবে।

এখানকার যে কোন পরিবর্তন নিজে থেকে পুরো ডকুমেন্ট ব্যবহৃত হবে। আপনি ইচ্ছে করলে ডকুমেন্টের বিশেষ একটি অংশে ব্যবহার করতে পারেন। অবশ্য এজন্য সেই অংশকে পৃথকভাবে চিহ্নিত (সেকশন ব্রেক ব্যবহার) করতে হয়।

পেপার ট্যাব থেকে প্রিন্ট করার জন্য ব্যবহৃত কাগজের মাপ ঠিক করে নিন। এখানে বেশকিছু প্রিসেট রয়েছে বহুল ব্যবহুত লেটার, A4 ইত্যাদি)। এর বাইরে বিশেষ মাপের জন্য সেই মাপ টাইপ করে দিন।

প্রিন্ট করার সময় কাগজ কোথা থেকে ব্যবহৃত হবে সেটা বলে দিন এখান থেকে। অনেক প্রিন্টারে একাধিক যায়গা থাকে কাগজ দেবার জন্য (যেমন লেজার প্রিন্টার)। আপনি একটি চিঠির প্রথম পৃষ্ঠার জন্য রঙিন লেটারহেড, বাকিগুলোর জন্য সাধারন কাগজ ব্যবহার করতে পারেন এখানে সিলেক্ট করে।

লে-আউট ট্যাবে সাধারনত পরিবর্তন প্রয়োজন হয় না। আপনি ইচ্ছে করলে লেখাটি কাগজের কোথায় কোথায় এলাইন করা হবে বলে দিতে পারে, যেমন ওপরে, মাঝখানে অথবা নিচে।

আমার লেখাটি আশা করি আপনার ভালো লেগেছে। এরকম আরও হেল্পফুল ব্লগ পড়ার জন্য গ্রাফিক স্কুলের ওয়েবসাইট ভিজিট করুন। আজকের মতো এ পর্যন্তই। সবাইকে ধন্যবাদ জানিয়ে এখানেই শেষ করছি। আসসালামু আলাইকুম।

 

লিখেছেন

মোঃ রিয়াদ আহম্মেদ

Facebook Comment