মাইক্রোসফট এক্সেলে ডাটা ফিল্টার ও ডাটা সর্টিং এর নিয়ম - Graphic School

Blog

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডাটা ফিল্টার ও ডাটা সর্টিং এর নিয়ম

মাইক্রোসফট এক্সেল একটি হিসাব রক্ষার কাজে ব্যবহৃত প্রোগ্রাম। কম্পিউটারে ভিজ্যুয়ালী হিসাব-নিকাশ করার জন্য এই প্রোগ্রামটির জুড়ি নেই। এর গ্রাফিক্যাল ইন্টারফেস সহজ হওয়ার কারণে যে কেউ এই প্রোগ্রামটি ব্যবহার করতে পারবেন। এটি মাইক্রোসফট কর্পোরেশনের তৈরিকৃত একটি স্প্রেডশীট বিশেস্নষণধর্মী প্রোগ্রাম। স্প্রেড শব্দের অর্থ ছড়ানো এবং শীট অর্থ হল পাতা। মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করে বিভিন্ন জটিল/সরল গাণিতিক ও পরিসংখ্যান করা যায়। সুতরাং স্প্রেডশীট শব্দের অর্থ ছড়ানো পাতা। এক্সেলের ফাইলকে ওয়ার্কবুক বলা হয়। প্রতিটি ওয়ার্কবুক কতগুলো শীটের সমন্বয়ে গঠিত। প্রতিটি ওয়ার্কশীটে আবার ২৫৬ টি কলাম এবং ৬৫৫৩৬ টি রো থাকে। রো গুলো ১,২,৩,৪….. নামে এবং কলামগুলো A, B, C, AB, AC……নামে পরিচিত। কলাম এবং রো এর সমন্বয়ে গঠিত প্রতিটি ঘরকে এক একটি সেল বলা হয়। মাইক্রোসফট এক্সেলের সংক্ষিপ্ত পরিচিতি সম্পর্কে জেনে নিলাম। এখন আমরা কথা বলবো আমাদের মূল বিষয় নিয়ে। আসুন কথা না বাড়িয়ে জেনে আসি।

মাইক্রোসফট এক্সেলে প্রায়ই আমাদের অনেক গুলো ডাটা থেকে নির্দিষ্ট কিছু ডাটা বের করে নিতে হয় । আবার অনেক সময় এলোমেলো ডাটা সাজিয়ে নিতে হয় । যেমন ধরুন কোন এক পরীক্ষার খাতা গুলো এলোমেলো ভাবে সামনে আসায় সেভাবেই পরিক্ষার নম্বর গুলো এক্সেল সিটে তোলা হয় । তো যদি সেই নাম্বারগুলো রোল অনুসারে না সাজানো থাকে তাহলে ছাত্র দের নিজের রোল খুজতে অনেক অসুবিধা হবে এমনকি যিনি ডাটাগুলো লিখেছেন তারও পরবর্তিতে সেই ডাটাগুলো এডিট করতে অসুবিধা হতে পারে । একই ভাবে কোন কোম্পানির কর্মরত ব্যক্তিদের ডাটার ক্ষেত্রেও হতে পারে একই সমস্যা ।  তো এ পর্যায়ে আমরা আলোচনা করবো মাইক্রোসফট এক্সেলে ডাটা ফিল্টার ও সর্টিং করার নিয়ম সম্পর্কে যা আপনার ডাটাগুলো সুবিন্যান্ত করতে সাহায্য করে। আসুন তাহলে প্রথমে জেনে নিই মাইক্রোসফট এক্সেলে ডাটা ফিল্টার সম্পর্কেঃ

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডাটা ফিল্টারঃ

Microsoft Excel এ Data Filter নির্দেশ দিয়ে ডাটাবেজ হতে কোন নির্দিষ্ট শর্তসাপেক্ষে কোন নির্দিষ্ট শ্রেণীর ডাটা খুজে বের করে আলাদা ভাবে প্রদর্শন করা যায়। ডাটা ফিল্টার করার জন্য নিম্নের তৈরি করা একটি টেবিল থেকে ডাটা ফিল্টার করার পদ্ধতি দেখানো হলোঃ

উপরের টেবিলে আপনারা একটি কোম্পানির কর্মচারীদের নাম, বয়স, লিঙ্গ, অবস্থান ও বেতন দেখতে পারছেন। এখন আমরা এ সকল ডাটাগুলো থেকে শর্তসাপেক্ষে নির্দিষ্ট শ্রেণীর ডাটা খুজে বের করে আলাদা ভাবে প্রদর্শন করার জন্য Filter অপশনটি ব্যবহার করবো। Filter অপশনটি ব্যবহার করা জন্য প্রথমে টেবিলের যে কোন একটি সেলে CELL POINTER রাখুন। এবার রিবনের Data ট্যাবে ক্লিক করে, Sort & Filter গ্রুপের Filter অপশনে ক্লিক করুন। তাহলে টেবিলের সবগুলো কলামে Drop Down Arrow চলে আসবে। নিচের ছবিতে দেখানো হলোঃ

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করলে দেখতে পারবেন, Filter অপশনে ক্লিক করার কারনে সবগুলো কলামে Drop Down Arrow চলে এসেছে।

এখন আপনি নির্দিষ্ট শ্রেণীর ডাটাগুলো আলাদা ভাবে খুঁজে বের করতে চান অর্থাৎ, আপনার টিচারদেরকে আলাদা ভাবে খুঁজে বের করার দরকার। সে ক্ষেত্রে Position কলামে অর্থাৎ E কলামের যে কোন একটি সেলে CELL POINTER রাখুন। তারপর Drop Down Arrow তে ক্লিক করুন, একটি অপশন মেনু আসবে। এবার অপশন মেনুতে লক্ষ্য করুন, Search অপশনটি Select All অবস্থায় রয়েছে এবং সবগুলো সিলেক্ট হয়ে আছে । এখানে Select All এর ঘরে ক্লিক করে সবগুলো অপশন কে Deselect (সবগুলো থেকে টিক মার্ক উঠে যাবে ) করুন । যেহেতু আমরা শুধু টিচারদের আলাদা ভাবে খুজে নেবো, সে জন্যে শুধু Teacher ঘরে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন। তারপর OK ক্লিক করুন, তাহলে টেবিলে শুধুমাত্র টিচারদের ডাটাগুলো চলে আসবে। নিচের ছবিতে বিষয়টি দেখানো হলোঃ

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, এখানে শুধুমাত্র Teacher কে সিলেক্ট করা হয়েছে। এবার নিচের ছবিতে দেখুনঃ

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, টিচারদের ডাটা ফিল্টার করার কারনে টেবিলে শুধুমাত্র টিচারদের ডাটাগুলো চলে এসেছে।

একই ভাবে আপনি চাইলে প্রতিটি কলামের Drop Down Arrow ব্যবহার করে সে কলাম থেকে ডাটা ফিল্টার করে নির্দিষ্ট ডাটা আলাদা করতে পারবেন।

এখন যদি আপনি পুনরায় আগের অবস্থায় ফিরে যেতে চান, সে ক্ষেত্রে Position কলামে অর্থাৎ ‘E’ কলামের Drop Down Arrow তে ক্লিক করুন। তারপর Search অপশনটিতে Select All এর ঘরে ক্লিক করে সবগুলো অপশনকে সিলেক্ট অবস্থায় রাখুন, এবার OK ক্লিক করুন। তাহলে টিচার সহ সকল কর্মচারীদের ডাটা পুনরায় টেবিলে চলে আসবে।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডাটা সর্টিংঃ

Data Sorting অপশনটি মূলত কলাম বা রো তে এন্ট্রি কৃত ডাটাতে ওয়ার্ড গুলোকে ‘A’ থেকে ‘Z’ অথবা ‘Z’ থেকে ‘A’ অনুসারে সাজাতে এবং সংখ্যা গুলোকে ‘Small’ থেকে ‘Large’ অথবা ‘Large’ থেকে ‘Small’ অনুসারে সাজাতে ব্যবহার করা হয়। ডাটা সর্টিং করার জন্য নিম্নের তৈরি করা একটি টেবিল থেকে ডাটা সর্টিং করার পদ্ধতি দেখানো হলোঃ

উপরের টেবিলে আমরা একটি কোম্পানির কর্মচারীদের নাম, বয়স, লিঙ্গ, অবস্থান ও বেতন দেখতে পাচ্ছি।

এখন আমরা ডাটা সর্টিং ব্যবহার করে টেবিলের এন্ট্রি কৃত ডাটাকে প্রয়োজন অনুসারে সাজাবো। সে ক্ষেত্রে Sort অপশনটি ব্যবহার করা জন্য প্রথমে টেবিলের যে কোন একটি সেলে CELL POINTER রাখুন। এবার রিবনের Data ট্যাবে ক্লিক করে, Sort & Filter গ্রুপের Filter অপশনে ক্লিক করুন। তাহলে টেবিলের সবগুলো কলামে Drop Down Arrow চলে আসবে। নিচের ছবিতে দেখানো হলোঃ

উপরের ছবিতে লালদাগ গুলো লক্ষ্য করুন, Filter অপশনে ক্লিক করার কারনে সবগুলো কলামে Drop Down Arrow চলে এসেছে।

এখন ধরুন আপনি বয়স অনুসারে টেবিলের ডাটা গুলোকে ইনকাম অনুসারে সাজাবেন। সে ক্ষেত্রে Income কলামে অর্থাৎ F কলামের যে কোন একটি সেলে CELL POINTER রাখুন। তারপর Drop Down Arrow তে ক্লিক করুন, একটি অপশন মেনু আসবে। এবার অপশন মেনুতে লক্ষ্য করুন, দুটি অপশন আছে। একটি অপশন হল Sort Smallest to Largest এবং অপর অপশনটি হল Sort Largest to Smallest. ধরুন আমরা ইনকাম অনুযায়ী বড় থেকে ছোট করে সাজাবো। সে ক্ষেত্রে Sort Largest to Smallest অপশনটিতে ক্লিক করুন। তাহলে ইনকামের পরিমান অনুযায়ী বড় থেকে ছোট আকারে সজ্জিত হবে। নিচের ছবিটি দেখলে বুঝতে পারবেন।

এবার নিচের ছবিটি লক্ষ্য করুনঃ

উপরের ছবিটি লক্ষ্য করলে দেখতে পারবেন, ডাটা সর্টিং করে ইনকামের পরিমান অনুযায়ী বড় থেকে ছোট আকারে সজ্জিত হয়েছে।

একই ভাবে আপনি প্রতিটি কলামের Drop Down Arrow ব্যবহার করে ডাটা সর্টিং করে নির্দিষ্ট ডাটাতে ওয়ার্ড গুলো ‘A’ থেকে ‘Z’ অথবা ‘Z’ থেকে ‘A’ অনুসারে এবং সংখ্যা গুলো ‘Small’ থেকে ‘Large’ অথবা ‘Large’ থেকে ‘Small’ অনুসারে সাজাতে পারবেন।

আপনি চাইলে অন্য ভাবেও Microsoft Excel এ ডাটা ফিল্টার ও সর্টিং অপশন গুলো ব্যবহার করতে পারবেন। সে ক্ষেত্রে রিবনের Home ট্যাবে ক্লিক করে Editing গ্রুপ থেকে Sort & Filter অপশনে ক্লিক করলে ডাটা ফিল্টার ও সর্টিং অপশন গুলো পেয়ে যাবেন।

আবার Data ট্যাবে ক্লিক করে Sort & Filter গ্রুপ থেকেও ডাটা ফিল্টার ও সর্টিং অপশন গুলো ব্যবহার করতে পারবেন। নিচের ছবিতে দেখুনঃ

আশা করি ব্লগটি থেকে মাইক্রোসফট এক্সেলে ডাটা ফিল্টার ও সর্টিং সম্পর্কে ভালোভাবে জানতে পেরেছেন। আপনি যদি আমাদের এরকম আরও হেল্পফুল ব্লগ পড়তে চান তাহলে গ্রাফিক স্কুলের ওয়েবসাইট ভিজিট করুন। ব্লগটি পড়ার জন্য সবাইকে ধন্যবাদ। আসসালামু আলাইকুম।

 

লিখেছেন

মোঃ রিয়াদ আহম্মেদ

Facebook Comment